앞서 기본적인 이메일 예절에 대해서 알아보았다(이메일 쓰는 법: 기초편). 이제는 조금 더 특수한 상황에서의 이메일 작성법을 알아보자.
먼저 이메일이 가진 특수한 기능들을 살펴보자.
참조와 숨은참조
이메일에는 참조(CC)와 숨은 참조(BCC)라는 기능이 있다. 참조는 직접적인 수신인은 아니지만 해당 내용을 공유받아야 하는 사람들을 포함하는 기능이다. 수신자 모두가 누가 참조되어 있는지 확인할 수 있어, 업무 흐름을 공유할 때 주로 쓴다.
반면 숨은참조는 메일을 받는 사람에게 참조된 인원이 보이지 않도록 설정하는 기능이다. 학교 전체 공지처럼 수신자들의 개인 이메일 주소를 서로 모르게 보호해야 하거나, 특정 상황을 제3자에게 알리면서도 주 수신자에게는 이를 노출하고 싶지 않을 때 사용한다.
참조를 왜 다는지 궁금할 수도 있다. 실제로 참조를 다는 사람들은 꼭 메일을 읽어야 하거나 내가 답장을 기대하는 사람은 아니다. 그러나 문제가 생겼을 때 억울한 책임을 지지 않기 위함이 크다. 그러니 여러 사람이 연관된 사항이면 반드시 참조를 달도록 하자. 달아서 손해 볼 것은 없다.
개별 보내기
학생단체 활동을 하다 보면 다수의 인원에게 이메일을 보내야 할 때가 있다. DGIST 이메일 시스템에서 '주소찾기'를 클릭하면 조직도에서 이메일을 보내고 싶은 조직을 선택할 수 있다.
다수에게 이메일을 보낼 때는 받는 사람 옆의 체크박스를 클릭해 개별 보내기를 설정하는 것이 좋다. 이렇게 하면 수신자 각각에게 개별 메일이 전송되며, 다른 수신인들은 서로의 주소를 확인할 수 없다. 숨은 참조와 같은 원리다. 참조와 달리 수신자 목록이 공개되지 않으므로, 단체 발송 시에는 이 두 기능의 차이를 인지하고 상황에 맞게 선택하자.
이메일 예약 발송
급한 일이 아니고서야 늦은 밤에 전화나 문자를 하는 것은 예의에 맞지 않다. 그렇다면 이메일은 어떨까? 이메일은 상대적으로 덜 민감한 편이다. 다만 요즘은 스마트폰에 이메일을 연동해 놓는 사람도 많아, 이메일이 오자마자 알림이 울리는 경우도 적지 않다. 그러므로 단체나 직장 이메일이 아닌 개인 이메일 주소로 보내야 하는데 시간이 너무 늦었다면, 다음 날 아침 8시쯤으로 예약 발송을 설정해 두는 것도 좋은 방법이다. 대부분의 사람들이 아침에 이메일을 확인하기 때문이다. 덧붙여, 아침에 발송된 메일은 수신함 상단에 위치할 가능성이 높아 묻힐 위험이 줄어든다.
또한, 중요한 이메일이라면 미리 작성해 두고 예약 발송을 걸어 두는 것도 유용하다. 작성 후 수정해야 할 내용이 떠올랐을 때 고칠 여유가 생기기 때문이다.
DGIST 포털에서 단체 메일을 발송할 경우, 메일 트래픽이 집중되지 않는 시간대에 예약을 걸어 두면 메일 서버 부하를 줄일 수 있다. 우선 출근 시간대(오전 8-9시)와 점심 식사 직후(오후 1시경)를 피하고, 그 외 시간에도 다수가 몰리는 정각(9시, 10시 등)보다는 9시 12분처럼 분 단위로 조정해 예약하는 것이 효과적이다.
수신 확인과 발송 취소
보낸 메일함 옆의 수신 확인(Read Rcpt)을 클릭하면, 내가 보낸 이메일을 상대방이 열어봤는지 확인할 수 있다. 받는 이의 메일이 DGIST 이메일인 경우, 상대방이 읽기 전까지 발송 취소도 가능하다. 다만 한 가지 염두에 두어야 할 점이 있다.
이메일 자동 전달 기능을 사용 중이라면, 발송을 취소해도 메일이 삭제되지 않는다. 이미 수신자의 다른 계정으로 이메일이 복사된 후이기 때문이다. 처음 보낼 때부터 신중하게 작성하는 습관을 들이도록 하자.
"교수님께서 메일을 읽었는데 답이 없어요 ㅠㅠ"
종종 있는 일이다. 이럴 때는 두 가지 경우를 생각해 볼 수 있다. ①바빠서 답장을 놓친 경우, ②완곡한 거절의 표시인 경우다. ①번이라고 생각된다면 리마인드 메일을 작성해 보자.
내가 보낸 이메일 원본에서 '전달하기'를 누른 후 받는 사람을 지정하고, 제목 앞에 [리마인드]를 붙인다. 본문에는 "바쁘신 와중에 연락드려 죄송하지만, 한 번만 확인해 주시면 감사하겠습니다"와 같은 내용을 담아 보낸다. 이 리마인드 메일에도 답장이 없다면, 거절의 표시라고 보아도 무방하다.
이메일, 휴대폰으로 확인하는 법
우리가 이메일 답장을 기다리는 만큼, 상대방도 나의 답장을 기다린다. 중요한 이메일을 놓치지 않으려면 휴대폰에 이메일 알림을 설정해 두는 것을 권장한다. 크게 POP3/IMAP 설정과 자동 전달, 두 가지 방법이 있다.
설정이 간단하다는 점에서 자동 전달을 추천한다. 다만 이메일을 받는 것만 가능하고 발송은 불가능하다는 점을 참고하자. 자동 전달을 설정해 두면, 내가 지정한 이메일 주소로 DGIST 포털에 수신되는 이메일이 자동으로 전달된다. 예를 들어 Gmail 주소를 연동해 두면 DGIST 이메일이 모두 Gmail 앱 알림으로 수신되며, 자신이 주로 사용하는 이메일 앱 계정이라면 무엇이든 같은 방식으로 연동할 수 있다.
지금까지 기본 예절과 이메일의 기능을 알아보았다. 이 정도면 하산해도 되지만 마지막으로 한 가지만 더 짚고 마무리하겠다.
가독성이 안 좋으면 안 읽는다
글쓰기 교범, 디자인 수칙 등 모든 곳에서 강조되는 것은 가독성이다. 간혹 예의를 차리겠다고 온갖 사족을 붙인 메일을 보내는 경우가 있다. 그런 메일은 받자마자 숨이 턱 막힌다. 요즘은 이메일을 휴대폰으로 확인하는 경우도 많으므로, 더욱이 장황하게 보내서는 안 된다.
가독성이 좋은 이메일을 작성하기 위해 다음 세 가지를 명심하자.
1. 과도하게 아부하지 말기
"교수님의 탁월한 식견과 깊은 학문적 통찰 덕분에 매 수업이 제 인생에 큰 가르침이 되고 있습니다. 교수님처럼 훌륭한 분께 이렇게 연락드리게 되어 영광입니다"와 같은 장황한 아부는 진심처럼 느껴지지 않는다. 바쁜 시간에 빈말로 시간을 잡아먹는 것이 오히려 예의에 어긋난다. 예의는 이런 수식어가 아니라, 올바른 호칭과 맞춤법, 정중한 어투에서 자연스럽게 드러난다. 용건 이외의 내용은 짧은 인사말 한 줄로 충분하다.
2. 목적과 원하는 답변을 명확하게 적기
이메일을 보내는 이유와 상대방에게 기대하는 행동을 분명히 써야 한다. 예를 들어 "교수님, 과제 관련해서 여쭤보고 싶은 게 있는데요, 제가 이렇게 이해했는데 맞는지 모르겠고, 또 다른 방향도 생각해봤는데…"와 같이 두루뭉술하게 보내면, 상대방은 무엇을 답해야 할지 고민해야 하고 오히려 답하기 싫어질 수도 있다. 묻고 싶은 것이 있다면 질문을 명확히 하고, 요청이 있다면 원하는 바를 구체적으로 적자.
3. 정보가 너무 많을 경우 서식 효과를 이용해 강조 혹은 정리하기
내용이 길어질 경우, 글을 한 덩어리로 쓰기보다는 굵은 글씨로 핵심을 강조하거나, 글머리 기호(•)로 항목을 나열하거나, 표를 활용해 정보를 구조화하는 것이 좋다. 예를 들어 단순한 정보 전달이라면 날짜와 장소를 굵은 글씨로 강조할 수 있고, 선택이 필요한 상황이라면 요일별 가능 시간을 글머리 기호로 나열해 상대방이 한눈에 비교할 수 있도록 하는 것도 좋다. 단, 서식은 꼭 필요한 곳에만 써야 한다. 강조가 너무 많으면 오히려 아무것도 강조되지 않는 역효과가 난다.
지금까지 이메일 쓰는 법을 알아보았다. 다음 기사에서는 예시 상황에 맞는 이메일 예제를 통해 배운 것들을 응용하는 시간을 갖도록 하겠다.
김오민 기자 omin.kim@dgist.ac.kr