학술정보관 자리 배정, 당신은 잘 알고 있습니까?

좌석 배정 시스템, 홍보가 필요해

  지난 3월 초, 학술정보관 그룹스터디룸에 '그룹스터디룸 예약 안내문'이 게시됐다. 이제부터 그룹스터디룸을 사용할 때에는 예약을 한 후 사용해야 한다는 내용이었다. 뒤이어 4층 열람실에도 좌석을 배정받은 후 사용하라는 '좌석 배정 안내문'이 게시됐다. 좌석 배정과 시설 예약은 관내 배정기와 학술정보관 홈페이지, 스마트폰 애플리케이션을 통해 할 수 있다. 

  하지만 5월이 된 지금까지도 좌석 배정과 시설 예약은 그다지 활성화되지 않았다. 지난 4월 학부 중간고사 기간에는 열람실에 30명 내외의 학생이 공부를 하고 있었지만, 좌석을 배정받은 후 사용하는 학생은 다섯명이 채 되지 않았다. 본지에서 실시한 설문조사 결과에 따르면 4층 열람실은 응답자 93명 중 80%가, 3층 그룹스터디실은 응답자 92명 중 47%가 시설 예약을 하지 않고 이용하고 있었다.

존재조차 잘 알려지지 않은 시스템

  학생들이 지적한 가장 큰 문제는 홍보 부족이었다. 학술정보관에 좌석 배정 및 시설 예약 시스템이 갖춰져 있고, 이를 사용해야 한다는 것 자체를 몰랐다는 것이다. 도서관 좌석 배정 앱을 사용한 적이 있느냐는 질문에 답한 73명의 학생들 가운데 50%의 학생들이 좌석 배정 앱이 있는지 몰라 사용하지 않았다고 답했다. 기자가 직접 관련 안내문을 조사해본 결과, 관련 홍보물은 4층 열람실 안, 3층 그룹스터디룸 벽면, 그리고 학술정보관 홈페이지에 게재된 공지사항이 전부였다. 그 가운데 종이로 인쇄된 안내문들은 학술정보관 배정기나 학생들의 주된 동선과는 다소 떨어진 곳에 위치해 있고, 크기도 작아 쉽게 눈에 띄지 않았다. 

  이에 대해 도서관운영팀의 김경아 선임기술원은 "3월 초까지만 해도 학술정보관 홈페이지 개편에 따른 로그인 연동 문제 등으로 해결해야 할 기술적인 문제들이 있었다. 아직 안정적이지 않은 시스템을 적극적으로 홍보할 수는 없었기에 우선 사용할 수 있게 하고, 테스트 기간으로 삼았다"며, "기술적인 문제들이 대부분 해결된 지금 보다 적극적으로 홍보를 시작할 것"이라 답했다. 이어 "신규 임용 또는 입학시 오리엔테이션에 도서관 교육이 포함되는 대학원생과 직원과는 달리 특히 학부생들에게는 좌석배정 뿐 아니라 전체적인 학술정보관 이용 방법에 대한 홍보를 할 기회가 적었다"며, "추후 학생팀 등을 통해 학부생들에게 학술정보관에 대한 이용 방법 교육 등을 진행 할 예정이다"라는 계획을 내비쳤다. 이후, 도서관운영팀에서는 학술정보관 4,5층 엘리베이터 앞에 좌석 배정 사용 공지를 추가로 게시하였고, 추후 게시판 설비를 마련하여 그룹스터디룸에도 더 눈에 잘 띄는 공지를 게시하겠다고 약속했다.

      

4,5층 엘리베이터 앞에 추가로 설치된 배정 안내문. (사진제공=도서관운영팀)

      

불편한 예약 방법으로 외면받는 시스템

  학생들이 지적한 또 하나의 문제는 예약 방법이었다. 설문조사의 한 응답자는 "관내 배정기로는 그룹스터디룸을 예약할 수 없어 그룹스터디룸 이용에 불편을 겪고 있다"고 답했다. 또, 도서관운영팀의 통계에 따르면 좌석 배정 및 시설 예약의 90% 이상이 스마트폰 애플리케이션을 통해 이루어지는데, 이 애플리케이션의 성능 문제 역시 함께 지적되었다. 김호준(15')학생은 "앱에 그룹스터디룸 예약이 중복으로 이루어지는 오류가 발생해 그룹스터디룸 이용에 불편을 겪은 적이 있다"고 말했다. 이 밖에도 앱 스토어 검색 불가, 반응 속도 문제 등이 발견된 바 있다.

  김경아 선임기술원은 "학술정보관에 있는 전자신문, 좌석 배정기와 웹페이지 예약 시스템,  좌석배정기 등은 건물 건축 직후부터 BTL(임대형 민간투자산업 : 민간에서 시설을 건축하고 정부가 시설에 대한 소유권을 양도받되, 사업시행자에게 일정 기간 관리운영권을 인정하여 그동안 정부에서 운영권을 임대하여 쓰는 방식) 사업자에 의해 사전에 마련되어 있었다. 하지만 학생들이 더 편리하게 학술정보관을 이용하기 위해서는 스마트폰용 앱이 필요하다고 판단하여 도서관운영팀(당시 학술정보팀)에서 관련 사업체를 선정해 앱을 만들었다."고 답했다. 이렇게 선정된 사업체는 디지스트 뿐 아니라 고려대학교, 가천대학교, 서울대학교 등의 학술정보관 좌석 배정 앱을 개발한 업체이며, 이 사업체가 개발한 학술정보관 앱은 일종의 패키지 형태로 학교에 따라 맞춤형 수정 과정을 거쳐 각 학교에 배포된다. 김경아 선임기술원은 이어 "지적된 문제들을 개발업체에 전달한 결과, 한 학기 후 같은 패키지의 앱을 사용하는 학교들로부터 개선사항을 접수받아 업그레이드를 진행할 예정이라는 답변을 받았다"고 설명했다.

  기초학부 김효상(15')학생은 이에 대해 "도서관 좌석 배정은 지금보다 더 편리해지고 이용에 불편함이 줄어야 한다고 생각한다. 도서관운영팀에서 이 문제에 대한 해결 방법을 잘 마련하여 학생들의 이용에 불편함이 없었으면 좋겠다"고 말했다.

      

한승규 기자 seunggyu.han@dgist.ac.kr